Política de Tratamiento de Datos Personales

Smart Dental, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, la Ley 2300 de 2023 y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales en Colombia, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar la protección, confidencialidad y seguridad de la información suministrada por nuestros pacientes, usuarios, colaboradores y visitantes de nuestros canales digitales y físicos.

I. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

SMART DENTAL Centro odontológico especializado en odontología estética y general.

De la ciudad de Medellín, Antioquia, Colombia.

Teléfono: 3163146519

Sitio web: www.smartdentalgroup.co

II. Ámbito de Aplicación

La presente política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Smart Dental y para cualquier actividad de tratamiento de datos personales realizada a través de:

• Sitio web

• Redes sociales

• Formularios físicos o digitales

• WhatsApp Business

• Llamadas telefónicas

• Campañas publicitarias

• Sistemas CRM

• Canales de atención al cliente

• Consultas odontológicas y procesos administrativos

III. Definiciones

Para efectos de esta política, se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de

datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos biométricos y datos relacionados con la salud.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

IV. Principios Aplicables

Smart Dental realizará el tratamiento de datos personales conforme a los siguientes principios:

• Legalidad

• Finalidad

• Libertad

• Transparencia

• Seguridad

• Confidencialidad

• Acceso restringido

• Circulación limitada

V. Información que Recopilamos

Smart Dental podrá recolectar y tratar la siguiente información:

• Nombre y apellidos

• Número de documento de identidad

• Fecha de nacimiento

• Género

• Dirección de residencia

• Número telefónico

• Correo electrónico

• Información médica y odontológica

• Fotografías clínicas y radiografías

• Información financiera y de pago

• Historial de tratamientos

• Información de contacto en caso de emergencia

• Datos de navegación, IP y cookies

• Información suministrada mediante formularios o redes sociales

VI. Finalidades del Tratamiento de Datos

La información recolectada será utilizada para:

• Agendar y confirmar citas odontológicas

• Prestar servicios odontológicos y estéticos

• Elaborar historias clínicas

• Realizar seguimiento a tratamientos

• Gestionar pagos y facturación

• Enviar recordatorios de citas

• Compartir promociones y campañas publicitarias

• Realizar encuestas de satisfacción

• Mejorar nuestros servicios y experiencia del usuario

• Gestionar procesos administrativos internos• Cumplir obligaciones legales y regulatorias

• Contactar pacientes mediante llamadas, WhatsApp, SMS o correo electrónico

Smart Dental únicamente enviará información comercial o promocional cuando exista autorización previa del titular.

VII. Tratamiento de Datos Sensibles

Smart Dental podrá tratar datos sensibles relacionados con la salud oral y tratamientos odontológicos de los pacientes.

En estos casos garantizamos:

• Solicitar autorización expresa del titular

• Informar la finalidad específica del tratamiento

• Garantizar confidencialidad y acceso restringido

• Utilizar la información únicamente para fines asistenciales y administrativos relacionados con la prestación del servicio.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

VIII. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

Smart Dental podrá tratar datos personales de menores de edad únicamente con autorización previa, expresa e informada de sus padres, representantes legales o tutores.

El tratamiento se realizará respetando el interés superior de los menores y garantizando la protección de sus derechos fundamentales.

IX. Autorización del Titular

La autorización para el tratamiento de datos podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos o digitales

• Aceptación en el sitio web

• WhatsApp

• Correo electrónico

• Grabaciones telefónicas

• Consentimientos firmados

• Historia clínicaLa autorización podrá ser revocada en cualquier momento por el titular, salvo deber legal o contractual que impida su eliminación inmediata.

X. Uso de Cookies

Nuestro sitio web puede utilizar cookies para:

• Mejorar la experiencia de navegación

• Analizar tráfico y comportamiento del usuario

• Personalizar contenido y publicidad

• Recordar preferencias de navegación

El usuario podrá deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador.

XI. Seguridad de la Información

Smart Dental adopta medidas técnicas, administrativas y de seguridad necesarias para proteger los datos personales contra:

• Acceso no autorizado

• Pérdida de información

• Alteración

• Uso indebido

• Divulgación no autorizada

Sin embargo, ningún sistema es completamente seguro, por lo que Smart Dental no garantiza seguridad absoluta frente a ataques externos o actos de terceros.

XII. Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos

• Solicitar prueba de la autorización otorgada

• Revocar la autorización y solicitar supresión de datos

• Ser informado sobre el uso de sus datos

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

• Acceder gratuitamente a sus datos personalesXIII. Procedimiento para Consultas y Reclamos

Los titulares podrán realizar solicitudes relacionadas con protección de datos a través de:

Correo electrónico: [Agregar correo]

WhatsApp: [Agregar número]

Sitio web: www.smartdentalgroup.co

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la ley colombiana.

XIV. Transferencia y Transmisión de Datos

Smart Dental podrá compartir información con terceros aliados o proveedores tecnológicos únicamente cuando sea necesario para:

• Prestación de servicios odontológicos

• Plataformas de pagos

• Sistemas CRM

• Herramientas de automatización

• Servicios publicitarios y marketing

• Cumplimiento legal

En todos los casos se garantizará la protección y confidencialidad de la información.

XV. Vigencia de la Política

La presente Política de Privacidad entra en vigencia a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento por Smart Dental.

Cualquier cambio será informado oportunamente a través del sitio web oficial.

Última actualización: 19 de mayo de 2026.